Textový editor Microsoft Word 2003 poskytuje funkcie pre jednoduchú tvorbu odkazov na referencie v dokumentáciách. Referencia na určitý zdroj infromácií sa v dokumentáciách označuje [x], kde x je poradové číslo referencie. Pomocou funkcie Krížový odkaz si môžete výrazne uľahčiť tvorbu dokumentácie.
Základom je mať vytvorený číselný zoznam referencií. Potom je možné vytvoriť krížový odkaz na tieto referencie, pričom keď sa zmení poradie referencií v zozname, Word vie aktualizovať čísla referencií.
Číslovaný zoznam referencií
Premiestnite sa na miesto v dokumente, kde chcete umiestniť zoznam referencií, kliknite na Formát > Odrážky a číslovanie. Prejdite na záložku Číslované, vyberte prvý číslovaný zoznam (s 1.) a kliknite na Prispôsobiť….
V dialógovom okne Vlastný číslovaný zoznam do pola Formát čísiel vložte [ pre šedú 1 a za ňu vložte ]. Bodku za jednotkou vymažte. Na obrázku nižšie sa vám zobrazí ukážka, ako bude zoznam vyzerať. Kliknite na Písmo… a v Rez písma označte Tučné. Upravte prípadne hodnoty odsadenia. Kliknite na OK.
Napíšte všetky referencie, na ktoré sa budete odkazovať. Nezabudnite, že keď chcete napísať viacriadkovú referenciu „v jednom čísle“, na odriadkovanie použite Shift+Enter.
Vloženie odkazu na referenciu
Premiestnite sa na miesto v dokumente, kam chcete umiestniť odkaz na referenciu. Otvorte Krížové odkazy: Vložiť > Odkaz > Krížový odkaz. Ako Typ odkazu vyberte Číslovaná položka, prípadne odznačte „Vložiť hypertextový odkaz“, ak nechcete, aby sa text zobrazil podčiarnutý a aby nebol klikateľný. Z položiek nižšie vyberte tú, na ktorú chcete vytvoriť odkaz. Vo Vložiť odkaz na vyberte:
- Číslo odseku, ak chcete vytvoriť odkaz v tvare „[1]“
- Text odseku, ak chcete vypísať ako text odkazu celú referenciu („Text referencie…“)
Kliknutím na Vložiť sa do textu umiestni pole, ktoré bude zviazané s položkou v číslovanom zozname referencií. Po klinutí na Vložiť sa okno „Krížový odkaz“ nezatvorí, môžete sa posunúť na iné miesto v dokumente, vybrať referenciu a vložiť ďalší odkaz bez toho, aby ste museli stále otvárať toto dialógové okno.
Môžete vytvoriť aj odkaz vo formáte „[1] Text referencie…“, stačí vybrať Číslo odseku, kliknúť na vložiť, vybrať Text odseku a kliknúť na vložiť. V texte budete mať 2 polia, ktoré vytvoria súvislý text..[note]
Aktualizácia polí
Ak zmeníte poradie položiek v číslovanom zozname, Word automaticky neaktualizuje polia. Ak chcete aktualizovať jedno pole, označte ho a stlačte F9. Ak chcete aktualizovať všetky polia v dokumente, stlačte Ctrl+A a potom F9.
Polia je možné aktualizovať automaticky pred tlačou: Nástroje > Možnosti > Tlačiť. V Možnostiach tlače zaškrtnite Aktualizovať polia. Kliknite na OK.